Zeiterfassung Modul

Mit dem Modul Zeiterfassung stempeln deine Mitarbeiter am eigenen Handy ein und aus – über ihren Mitarbeiter-Link, ohne Stempeluhr und ohne Konto. Unter Zeiterfassung siehst du je Monat geplante und gestempelte Stunden, korrigierst nachvollziehbar, trägst nach und exportierst für die Lohnabrechnung.

Das Modul kostet 2,99 € im Monat (inkl. MwSt.) und setzt das Modul Mitarbeiter-Link voraus – dort wird gestempelt. Gebucht wird wie jedas Modul, siehe Module buchen.

Stempeln auf der Mitarbeiter-Seite

Hat dein Konto das Modul, steht auf der Startseite der Mitarbeiter-Seite die Karte „⏱️ Zeiterfassung“ mit einem großen Knopf:

Zu Schichtbeginn tippt der Mitarbeiter auf Einstempeln. Die Karte zeigt dann z.B. „Eingestempelt seit 21:58 (2 h 5 min) · Club“.
Am Ende tippt er auf Ausstempeln. Darunter stehen die Stempelungen des Abends und „Heute zusammen: …“.

Die Uhrzeit setzt der Server (auf die Minute) – das Handy meldet nur „kommen“ oder „gehen“. Eine falsch gestellte Uhr am Handy ändert also nichts.
Kein Standort, keine Fotos. Gespeichert werden nur Kommen und Gehen, der Betrieb und ggf. die Schicht des Abends.
Eine offene Stempelung je Mitarbeiter. Wer schon eingestempelt ist (z.B. auf einem anderen Gerät), bekommt den Hinweis „Du bist schon eingestempelt.“ und sieht den aktuellen Stand.
Der Abend zählt wie im Dienstplan: Wer nach Mitternacht, aber vor 06:00 einstempelt, gehört zum Vortag.
Nur rund um die eigene Schicht: Die Karte erscheint ab 15 Minuten vor Beginn einer eigenen Schicht und bleibt bis zu ihrem Ende (mit Ende genau, sonst nach der Standarddauer). Wer eingestempelt ist, sieht sie, bis er ausstempelt – auch nach Schichtende. Sonst ist sie ausgeblendet; die Seite blendet sie zur rechten Zeit von selbst ein.
Betrieb und Schicht kommen aus dieser Schicht. Wer ohne eingetragene Schicht einspringt, kann nicht selbst stempeln – trag ihn in den Dienstplan ein oder trage die Zeit nach.

Ohne das Modul fehlt die Karte auf der Mitarbeiter-Seite. Stempeln geht nur über den Mitarbeiter-Link – in der Windows-App und im Browser stempelt der Planer nicht selbst, er kann aber nachtragen.

Vergessen auszustempeln? Ist eine Stempelung länger als 16 Stunden offen, beendet der Server sie mit genau 16 Stunden und markiert sie als „automatisch beendet“. Prüfe solche Einträge und korrigiere das Gehen.

Die Seite Zeiterfassung

Im Menü steht Zeiterfassung unter Mitarbeiter – in der Windows-App und im Browser (app.shiftplaner.de/zeiterfassung). Der Eintrag erscheint nur mit gebuchtem Modul. Endet das Modul, bleiben die gespeicherten Zeiten erhalten und sind mit dem Modul sofort wieder da – exportiere sie vorher als CSV, wenn du sie ohne Modul brauchst.

Oben wechselst du mit den Pfeilen den Monat; bei mehreren Betrieben filterst du nach Betrieb.
Stunden je Mitarbeiter: je Person Geplant (die Schichten im Dienstplan – mit Ende genau, sonst mit der Standarddauer), Gestempelt (nur abgeschlossene Stempelungen) und die Differenz. Daneben Hinweise wie „1 läuft“, „1 automatisch beendet“ oder „2 korrigiert“.
Stempelungen: alle Einträge des Monats mit Abend, Mitarbeiter, Betrieb, Kommen–Gehen und Dauer, darunter das Protokoll (nachgetragen, korrigiert, automatisch beendet) und die Notiz. Eine laufende Stempelung zeigt „läuft“.

Korrigieren

Bearbeiten neben einer Stempelung öffnet den Dialog Stempelung bearbeiten:

Kommen und Gehen als Uhrzeit. Gehen vor Kommen oder vor 06:00 zählt als nächster Morgen. Bleibt Gehen leer, läuft die Stempelung noch.
Notiz, z.B. der Grund der Korrektur.
Löschen entfernt die Stempelung nach einer Rückfrage – auch auf allen anderen Geräten.

Protokoll: Beim ersten Ändern der Zeiten bleiben die gestempelten Zeiten als „ursprünglich“ erhalten, dazu wann und von wem korrigiert wurde (der Anmeldename bzw. der Windows-Benutzername). Die Liste zeigt dann z.B. „korrigiert von …, gestempelt 21:58–04:12“. So bleibt nachvollziehbar, was gestempelt und was geändert wurde.

Nachtragen

Hat jemand sein Handy vergessen, trägst du die Zeit selbst ein: Nachtragen … → Mitarbeiter, Betrieb, Abend, Kommen, Gehen und optional eine Notiz. Der Eintrag heißt in der Liste „nachgetragen von …“.

Export als CSV

Als CSV exportieren speichert den gezeigten Monat (und Betrieb) als Datei für Excel oder das Lohnbüro – mit Semikolon getrennt, deutschen Zahlen und so kodiert, dass Excel Umlaute richtig zeigt. Spalten: Datum, Mitarbeiter, Betrieb, Kommen, Gehen, Stunden, Herkunft, Hinweis, Korrigiert am, Korrigiert von, Ursprünglich Kommen, Ursprünglich Gehen, Notiz. Darunter stehen die Summen je Mitarbeiter: Geplant, Gestempelt, Differenz (in Stunden).

Aufbewahrung

Stempelzeiten löscht der Server automatisch zwei Jahre nach dem Abend – angelehnt an die Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Brauchst du die Zeiten länger, exportiere sie vorher als CSV. Welche Fristen für deinen Betrieb gelten, entscheidest du als Arbeitgeber.

Löschst du einen Mitarbeiter, verschwinden auch seine Stempelzeiten. Exportiere sie vorher, wenn du sie noch brauchst.
Löschst du eine Schicht oder Veranstaltung, bleiben die Stempelzeiten erhalten.
Endet das Modul, ist Stempeln aus. Gespeicherte Zeiten bleiben lesbar, korrigierbar und exportierbar.

Wer die Zeiten sieht

Unter Team & Geräte → Einrichten → Mitglieder & Rechte gibt es den Bereich Zeiterfassung. Ohne Haken sieht die Person die Seite nicht, und der Server schickt ihr die Stempelzeiten gar nicht erst. Wer Nur lesen ist, sieht die Zeiten, kann aber nicht bearbeiten, nachtragen oder löschen. Der Mitarbeiter selbst sieht auf seiner Seite nur seine eigenen Stempelungen des Abends.

Informiere dein Team, bevor ihr mit dem Stempeln beginnt – Hinweise dazu stehen unter Datenschutz für deinen Betrieb und in der Datenschutzerklärung.