ShiftPlanerSchichtplan für Bars und Clubs
Freitag Techno, Samstag House, dazwischen eine Privatfeier – und ein Team aus Studierenden, Aushilfen und zwei Festen, das jede Woche anders kann. ShiftPlaner ist dafür gebaut: Abende statt Arbeitstage, Rollen wie Theke, Kasse, Garderobe und Security, Verfügbarkeiten per Link vom Handy.
Kurz gesagt: Du planst Veranstaltungen (einmalig oder als Serie), ShiftPlaner legt daraus die Schichten an, dein Team trägt per persönlichem Link ein, wann es kann, und „Auto-Plan“ besetzt alle Abende mit einem Klick. Der Plan geht per WhatsApp an die Gruppe. Kostenlos für Windows und im Browser.
Warum Clubs und Bars anders planen
- Der Abend ist die Einheit, nicht der Tag. Schichten beginnen um 21, 22 oder 23 Uhr und enden nach Mitternacht. ShiftPlaner rechnet Zeiten vor 6 Uhr zum Vorabend – 00:30 kommt nach 22:00, nicht davor.
- Jede Veranstaltung braucht eine andere Besetzung. Die Techno-Nacht braucht zwei Security, die Privatfeier keine Kasse. Vorlagen mit Rollen und Startzeiten erzeugen die passenden Schichten automatisch.
- Das Team wechselt. Aushilfen kommen und gehen, Verfügbarkeiten ändern sich wöchentlich. Deshalb tragen die Mitarbeiter selbst ein – am Handy, ohne App, ohne Konto.
- Kurzfristige Ausfälle sind normal. „Ersatz suchen“ schreibt in Sekunden die Nachricht für die Gruppe; mit dem Mitarbeiter-Link melden sich passende Leute direkt über ihren Link.
So läuft eine Woche im Club
- Vorlagen anlegen: „Club-Nacht“ mit 2× Theke ab 22 Uhr, 1× Kasse ab 22 Uhr, 1× Garderobe, 1× Security ab 21:30. Einmal gemacht, jede Woche wiederverwendet.
- Serie einplanen: „Jeden Freitag und Samstag bis Jahresende“ – die Schichten entstehen von selbst, Feiertage sind markiert.
- Verfügbarkeiten einsammeln: Link oder QR-Code an jeden Mitarbeiter, die Rückmeldungen laufen automatisch in die Übersicht. Wer auf Techno keine Lust hat, trägt das als Vorliebe ein – Auto-Plan berücksichtigt es.
- Auto-Plan und WhatsApp: Ein Klick besetzt den Monat, der Bericht nennt offene Schichten mit Grund („niemand verfügbar mit der Rolle Kasse“). Dann „Teilen“ → QR-Code scannen → Gruppe wählen → senden.
Funktionen, die im Nachtleben zählen
Wer mit wem
Manche Paare an der Theke laufen, andere nicht. In „Wer mit wem“ bewertest du von −2 bis +2; die automatische Planung setzt gern zusammen, wer harmoniert, und trennt, wer nicht.
Event-Tags und Vorlieben
Techno, Hip-Hop, Live, Privatfeier: Mitarbeiter sagen (auch über ihren Link), was sie gern machen und was nie. Auto-Plan teilt entsprechend ein – „niemals“ ist verbindlich, „ungern“ nur ein Nachteil.
Besetzungsregeln
„Mindestens eine Frau an der Theke“, „höchstens ein Neuling pro Abend“, „an Halloween zwei Ersthelfer“: Regelwerke je Vorlage oder je Abend. Verstöße siehst du im Kalender, bevor der Abend kommt.
Teams
Crew A und Crew B, die sich nicht mischen sollen? Teams je Veranstaltung – entweder nur aus einer Crew oder gemischt.
Mehrere Locations
Club und Bar nebenan, der Außenbereich im Sommer: mehrere Betriebe nebeneinander im selben Dienstplan, jede Person pro Abend nur einmal.
Was ist kostenlos, was kostet?
Kalender, Vorlagen, Verfügbarkeiten, Auto-Plan, WhatsApp-Teilen, Ersatz suchen und PDF sind kostenlos – bis 30 Mitarbeiter. Darüber hinaus buchst du einzeln Module (monatlich, inkl. MwSt.): Mitarbeiter-Link 2,99 €, Team & Geräte 2,99 €, Planungsregeln 1,99 € (Event-Tags und Vorlieben, Besetzungsregeln, Stundenbudgets, Teams) – und ab 31 Mitarbeitern oder für mehrere Betriebe ein größerer Tarif ab 4,99 € (mehrere Betriebe ab Business, 9,99 €).
Nächster Abend, neuer Plan
Vorlagen wie „Club-Nacht“ legst du in zwei Minuten an; beim ersten Start führt dich eine Schnellstart-Karte durch alle Schritte bis zum fertigen Plan.
Häufige Fragen
Wie bekommen meine Aushilfen den Link?
Im Profil des Mitarbeiters erzeugst du den Link (Modul Mitarbeiter-Link) und schickst ihn als Nachricht oder zeigst den QR-Code. Der Link ist persönlich; du kannst ihn jederzeit sperren und neu erzeugen, zum Beispiel wenn jemand aufhört.
Was passiert, wenn kurzfristig jemand ausfällt?
Schicht antippen → „Ersatz suchen“: ShiftPlaner schreibt die Nachricht für die WhatsApp-Gruppe ohne Namen. Mit dem Mitarbeiter-Link sehen Mitarbeiter mit der passenden Rolle die Schicht auf ihrer Seite und tippen „Ich kann“ – du teilst mit einem Klick ein.
Plant Auto-Plan wirklich fair?
Auto-Plan verteilt die Schichten gleichmäßig auf alle Verfügbaren und beachtet dabei Rollen, Grenzen je Mitarbeiter, „Wer mit wem“, Vorlieben und Regeln. Wie stark die einzelnen Faktoren zählen, stellst du in der Konfiguration ein. Der Bericht erklärt jede offene Schicht.
Kann ich mit mehreren Leuten planen?
Mit dem Modul Team & Geräte lädst du dein Team ins Konto ein – als Admin, Planer oder nur lesend. Alle sehen denselben Stand, am PC oder im Browser; Änderungen gleichen sich automatisch ab.
Läuft ShiftPlaner auch am Mac oder Tablet?
Ja, mit einem Konto im Browser unter app.shiftplaner.de – mit denselben Daten wie die Windows-App. Der Mitarbeiter-Link läuft auf jedem Handy.