ShiftPlanerDienstplan-App für die Gastronomie
Restaurant, Café, Bar oder Biergarten: Deine Schichten wechseln jede Woche, die Aushilfen auch. ShiftPlaner sammelt die Verfügbarkeiten deines Teams, besetzt die Schichten automatisch und bringt den Plan dahin, wo dein Team ohnehin ist – in die WhatsApp-Gruppe.
Kurz gesagt: ShiftPlaner ist eine kostenlose Dienstplan-App für Windows und den Browser. Deine Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeiten über einen persönlichen Link am Handy selbst ein – ohne Account und ohne App. Du legst die Schichten je Tag an, klickst auf „Auto-Plan“ und teilst den fertigen Dienstplan per WhatsApp oder als PDF.
Woran Dienstpläne in der Gastronomie scheitern
Die meisten Betriebe planen mit einer Excel-Tabelle oder einem Zettel am Kühlschrank. Das funktioniert, bis sich die ersten Dinge ändern: Jemand sagt für Samstag ab, eine Aushilfe hat die Verfügbarkeit nur mündlich gemeldet, die Küche braucht am Feiertag eine Person mehr. Dann beginnt das Nachfragen in der Gruppe, das Umschieben in der Tabelle und am Ende steht doch jemand doppelt im Plan. ShiftPlaner nimmt dir genau diese Schritte ab:
- Verfügbarkeiten kommen von selbst. Jeder Mitarbeiter bekommt einen Link und trägt ein, wann er kann. Du siehst alle in einer Übersicht – grün heißt verfügbar, rot nicht.
- Schichten werden automatisch besetzt. Nur wer verfügbar ist und die Rolle kann (Service, Küche, Theke, Spülküche …), fair verteilt, mit Rücksicht darauf, wer gut zusammenarbeitet.
- Der Plan erreicht alle. Ein Klick erzeugt die Nachricht für die WhatsApp-Gruppe, ein zweiter das PDF zum Aushängen.
- Du siehst Engpässe vorher. Fehlt für einen Abend Personal, warnt ShiftPlaner, bevor der Tag da ist.
So planst du eine Woche im Restaurant
- Rollen und Team anlegen. Service, Küche, Theke – und wer welche Rolle kann. Minijobber und Festangestellte stehen gleichberechtigt im Plan; Soll-Stunden und Stundenbudget trägst du im Profil ein.
- Öffnungstage als Veranstaltung einplanen. Eine Vorlage „Abendservice“ mit „2× Service ab 17 Uhr, 1× Küche ab 16 Uhr“ legst du einmal an; die Serie „jeden Dienstag bis Samstag“ erzeugt die Schichten für den ganzen Monat.
- Verfügbarkeiten sammeln. Mit dem Modul Mitarbeiter-Link schickst du jedem Mitarbeiter seinen Link; er trägt am Handy ein. Ohne ihn trägst du die Rückmeldungen selbst in die Übersicht ein – per Klick oder als Wochenmuster wie „jeden Freitag und Samstag“.
- Auto-Plan klicken, anpassen, teilen. Der Bericht sagt dir, was besetzt wurde und warum etwas offen geblieben ist. Dann per WhatsApp an die Gruppe oder als PDF an die Wand.
Was ShiftPlaner für die Gastronomie mitbringt
Verfügbarkeiten ohne Hinterherlaufen
Der Mitarbeiter-Link ist der Grund, warum viele Betriebe bei ShiftPlaner bleiben: Niemand muss eine App installieren oder ein Konto anlegen. Der Link öffnet sich im Handy-Browser, der Mitarbeiter tippt seine Tage an, und die Änderung landet in deiner Übersicht. Die Glocke in der App meldet dir, wer etwas geändert hat.
Regeln, die der Plan einhält
Mit dem Modul Planungsregeln legst du fest, was ein Abend braucht – „mindestens 1 Ersthelfer“, „höchstens 1 Neuling an der Theke“ – und was ein Mitarbeiter höchstens leisten soll: höchstens N Schichten im Monat, keine zwei Nächte in Folge, eine Wunschzahl an Einsätzen, das Stundenbudget einer Aushilfe. Festangestellte füllt die Planung zuerst bis zu ihrem Soll. Die automatische Planung hält sich daran; wenn du von Hand abweichst, zeigt der Plan einen Hinweis.
Ersatz finden, wenn jemand ausfällt
„Ersatz suchen“ schreibt die Nachricht für die Gruppe – ohne Namen, nur Tag, Uhrzeit und Rolle. Mit dem Mitarbeiter-Link sehen die passenden Mitarbeiter die offene Schicht auch auf ihrer Seite und melden sich mit „Ich kann“; du teilst sie mit einem Tippen ein.
Mehrere Standorte
Restaurant und Bar nebenan, zwei Filialen, das Catering als eigener Betrieb: Ab dem Tarif Business planst du sie nebeneinander, mit eigenen Rollen je Betrieb. Wer in beiden arbeitet, steht an einem Abend trotzdem nur einmal im Plan.
Was es kostet
ShiftPlaner ist kostenlos für Betriebe bis 30 Mitarbeiter – mit Kalender, Verfügbarkeiten, automatischer Planung, WhatsApp-Teilen und PDF. Was du darüber hinaus brauchst, buchst du einzeln als Modul (monatlich, inkl. MwSt.): Mitarbeiter-Link 2,99 €, Team & Geräte 2,99 €, Planungsregeln 1,99 € – ab 31 Mitarbeitern oder für mehrere Betriebe dazu ein größerer Tarif ab 4,99 €. Tarif und Module gelten für das ganze Konto; wen du einlädst, der bucht nichts selbst.
Kostenlos ausprobieren
ShiftPlaner läuft auf Windows 10 und 11 – und mit einem Konto im Browser auf Mac, Tablet und Handy. Beim ersten Start führt dich eine Schnellstart-Karte zum ersten Dienstplan; die Vorlage „Party“ passt du in zwei Minuten an deinen Betrieb an.
Häufige Fragen aus der Gastronomie
Funktioniert ShiftPlaner auch mit Tagesschichten, nicht nur abends?
Ja. Eine Schicht hat eine Rolle, eine Startzeit und auf Wunsch ein Ende – ob 7–11 Uhr Frühstück oder 22 Uhr Theke. ShiftPlaner stammt aus der Veranstaltungsplanung, deshalb spricht es von „Abenden“; geplant wird jeder Tag, an dem eine Veranstaltung (zum Beispiel „Mittagstisch“) eingeplant ist.
Müssen meine Mitarbeiter eine App installieren?
Nein. Mit dem Modul Mitarbeiter-Link bekommt jeder einen persönlichen Link, der im Browser des Handys läuft – ohne Installation, ohne Konto, ohne Passwort. Dort trägt er Verfügbarkeiten ein, sieht seine Schichten und kann sich für offene Schichten melden.
Kann ich Minijobber auf eine Stundenzahl begrenzen?
Ja. Schichten haben auf Wunsch ein Ende (von–bis), sonst zählt eine Standarddauer je Rolle. Im Profil trägst du ein, ob jemand festangestellt ist (mit Soll-Stunden im Monat) oder Aushilfe mit Stundenbudget, etwa für einen Minijob – das ist kostenlos, und du siehst jederzeit, wie viele Stunden jemand im Monat schon hat. Mit dem Modul Planungsregeln hält die automatische Planung das Budget ein und füllt zuerst die Festangestellten bis zum Soll; von Hand kannst du mit Hinweis darüber hinaus einteilen. Zusätzlich lassen sich die Schichten pro Monat oder Woche begrenzen. Gezählt werden dabei die geplanten Schichten; die tatsächlich gearbeiteten Stunden hält das Modul Zeiterfassung fest – die Mitarbeiter stempeln am Handy ein und aus, und du siehst geplant und gestempelt nebeneinander.
Wie bekommt mein Team den fertigen Dienstplan?
Per WhatsApp: „Teilen“ erzeugt die Nachricht und einen QR-Code, du scannst ihn mit dem Handy und wählst die Gruppe. Oder als PDF zum Ausdrucken. Mit dem Mitarbeiter-Link sieht jeder Mitarbeiter den freigegebenen Plan zusätzlich über seinen Link.
Wo liegen die Daten?
Ohne Konto nur auf deinem PC. Mit Konto zusätzlich auf unserem Server in Deutschland, verschlüsselt übertragen, ohne Werbung und ohne Tracker. Für Betriebe gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.