ShiftPlanerDienstplan-Vorlage: Excel oder App?
„Dienstplan Vorlage Excel“ ist eine der häufigsten Suchen zum Thema – und die meisten Vorlagen aus dem Netz sind für Büros mit festen Schichten gemacht, nicht für Bars und Gastronomie mit wechselnden Abenden. Hier steht, was eine Vorlage für solche Betriebe braucht, wie du sie in Excel baust und wo die Tabelle an ihre Grenze kommt.
Kurz gesagt: Eine gute Vorlage hat Abende als Spalten, Rollen mit Startzeit als Zeilen und einen Namen je Zelle – nicht Mitarbeiter als Zeilen. Excel reicht, solange du Verfügbarkeiten selbst einträgst und die Besetzung im Kopf machst. Sobald das Team wechselt, übernimmt eine App Vorlage, Verfügbarkeiten und Besetzung in einem.
Welche Form die Vorlage haben sollte
Zwei Formen sind üblich:
| Mitarbeiter × Tage | Rollen × Abende | |
|---|---|---|
| Zeilen | ein Mitarbeiter je Zeile | eine Rolle mit Startzeit je Zeile (2× Theke 22:00, Kasse 22:00 …) |
| Zellen | Kürzel der Schicht (F, S, N) | Name der Person |
| Gut für | Betriebe mit festen Schichtmodellen, Stunden zählen | Bars, Clubs, Gastro: jeder Abend anders besetzt |
| Zeigt sofort | wer wie oft arbeitet | ob jeder Abend voll ist |
Für Veranstaltungsbetriebe ist Rollen × Abende die richtige Form: Du siehst auf einen Blick, ob am Samstag die Kasse besetzt ist. Wer wie oft dran ist, zählst du in einer Spalte daneben.
So baust du sie in Excel
- Spalten: ein Abend je Spalte, oben Datum und Veranstaltung („Fr 10.10. Techno“).
- Zeilen: je Rolle so viele Zeilen wie Schichten, mit Startzeit: „Theke 21:00“, „Theke 21:00“, „Theke 23:00“, „Kasse 22:00“.
- Zellen: der Name. Leer = offen. Ein Farbcode je Person hilft beim Lesen.
- Zählspalte:
=ZÄHLENWENN(Bereich;"Anna")je Mitarbeiter, damit niemand sechsmal und ein anderer nie dran ist. - Doppel-Check: bedingte Formatierung, die einen Namen rot färbt, wenn er in einer Spalte zweimal steht.
- Verfügbarkeiten: ein zweites Blatt Mitarbeiter × Tage mit „x“ für „kann nicht“ – das schaust du beim Besetzen an.
Das ist eine ehrliche Stunde Arbeit und funktioniert. Die Vorlage für den nächsten Monat ist eine Kopie des Blatts mit neuen Daten.
Wo die Tabelle an ihre Grenze kommt
- Verfügbarkeiten: Das zweite Blatt füllst du selbst – aus Nachrichten, die in der Gruppe eintrudeln. Das ist der Teil, der wirklich Zeit kostet.
- Besetzen: Mit 20 Personen, vier Rollen und Grenzen je Person („Minijob: höchstens 4 im Monat“) ist das Zuordnen Kopfarbeit. Excel prüft nichts davon.
- Änderungen: Jede Absage heißt: Tabelle öffnen, umschieben, neu verschicken. Drei Versionen des Plans sind der Normalfall.
- Verteilen: Ein Screenshot einer breiten Tabelle ist am Handy nicht lesbar.
Was eine App als „Vorlage“ versteht
In einer Dienstplan-App ist die Vorlage nicht die Tabelle, sondern der Abend: „Club-Nacht = 2× Theke ab 22 Uhr, 1× Kasse, 1× Security ab 21:30“. Aus der Vorlage entstehen die Schichten – einmalig oder als Serie „jeden Freitag“. Die Verfügbarkeiten kommen vom Team selbst, die Besetzung macht die App auf Knopfdruck, und der fertige Plan geht als Nachricht in die Gruppe und als PDF an die Wand. Die Tabelle gibt es also weiterhin – nur füllst du sie nicht mehr selbst.
Entscheidungshilfe
| Wenn … | dann … |
|---|---|
| festes Team bis fünf Personen, gleiche Schichten jede Woche | Excel reicht. Vorlage wie oben, fertig. |
| Aushilfen, die jede Woche anders können | Verfügbarkeiten sind das Problem – ein persönlicher Link nimmt dir das ab. |
| mehr als zehn Personen, mehrere Rollen, Grenzen je Person | Besetzen von Hand wird fehleranfällig – automatische Planung lohnt sich. |
| mehrere Planer oder Standorte | Dateien hin- und herschicken geht schief – gemeinsames Konto. |
Die Vorlage in ShiftPlaner
Beim ersten Start ist die Vorlage „Party“ schon da; du änderst Rollen und Startzeiten in zwei Minuten. ShiftPlaner ist kostenlos für Windows und im Browser, bis 30 Mitarbeiter ohne Abo.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Dienstplan-Vorlage zum Herunterladen?
Wir bieten keine Excel-Datei an – der Aufbau oben ist in Excel in einer Stunde nachgebaut und passt dann zu deinem Betrieb. Wer nicht bauen will: ShiftPlaner bringt die Vorlage „Party“ mit und ist kostenlos.
Wie plane ich Feiertage und Sonderveranstaltungen in der Vorlage?
Als eigene Spalte mit eigener Besetzung – Halloween braucht mehr Security als ein normaler Samstag. In ShiftPlaner ist das eine zweite Vorlage oder eine einmalige Veranstaltung; Feiertage sind im Kalender markiert.
Kann ich die Excel-Vorlage später in eine App übernehmen?
Die Struktur ja, die Datei nein: Rollen und Startzeiten je Abend sind in jeder App schnell angelegt; Mitarbeiter legst du mit Namen und Rollen an. Bei bis zu 30 Personen dauert das weniger als eine Stunde.