ShiftPlanerDienstplan mit Excel, WhatsApp oder App?
Die meisten kleinen Betriebe fangen mit einer Tabelle und einer Gruppe an – und das ist nicht falsch. Die Frage ist, wann der Aufwand kippt. Hier der Vergleich ohne Verkaufsgespräch: was jede Variante gut kann, wo sie Zeit frisst und wann sich der Wechsel lohnt.
Kurz gesagt: Excel reicht, solange das Team klein ist und sich die Verfügbarkeiten selten ändern. Die WhatsApp-Gruppe ist zum Verteilen unschlagbar, aber zum Einsammeln von Verfügbarkeiten ungeeignet. Eine Dienstplan-App lohnt sich, sobald du mehr Zeit mit Nachfragen und Umschieben verbringst als mit dem Planen selbst – bei wechselnden Aushilfen meist ab etwa zehn Personen.
Der Vergleich
| Excel / Tabelle | WhatsApp-Gruppe | ShiftPlaner | |
|---|---|---|---|
| Verfügbarkeiten einsammeln | von Hand abtippen | Umfrage oder Antworten im Verlauf suchen | Mitarbeiter tragen per Link selbst ein, ohne Account |
| Schichten besetzen | von Hand, Zelle für Zelle | gar nicht – nur verteilen | automatisch nach Verfügbarkeit, Rolle, Regeln; von Hand nachbessern |
| Fehler erkennen (doppelt eingeteilt, unterbesetzt) | nur mit Formeln oder Glück | beim Lesen | Warnung im Plan und im Kalender, bevor der Abend kommt |
| Änderungen und Ersatz | neue Datei, neue Nachricht | Nachricht tippen, Antworten sortieren | „Ersatz suchen“ schreibt die Nachricht; Mitarbeiter melden sich mit „Ich kann“ |
| Plan verteilen | Screenshot oder PDF | Nachricht – alle sind da | Nachricht für die Gruppe plus PDF, mit dem Mitarbeiter-Link für jeden auf seiner Seite |
| Mehrere Planer | Datei hin- und herschicken | – | gemeinsames Konto, Rechte je Person (Modul Team & Geräte) |
| Einarbeitung | keine | keine | eine Stunde, Schnellstart-Karte führt durch |
| Kosten | Office vorhanden | 0 € | 0 € bis 30 Mitarbeiter; Module ab 1,99 €/Monat |
Wann Excel völlig ausreicht
Ein festes Team von fünf Leuten, dieselben Schichten jede Woche, Änderungen alle paar Monate: Dafür braucht niemand eine App. Eine gut gemachte Tabelle mit Namen, Tagen und Rollen ist schnell, jeder versteht sie, und sie kostet nichts. Ehrlich gesagt: Wenn du mit deiner Tabelle zufrieden bist, lies nicht weiter.
Wo die Tabelle kippt
- Verfügbarkeiten: Du fragst in der Gruppe, bekommst zwölf Antworten in drei Formaten, zwei kommen per Sprachnachricht. Dann tippst du alles ab – und am Freitag ändert jemand seine Antwort.
- Besetzen: Mit 20 Personen und vier Rollen ist das Zuordnen Kopfarbeit: Wer kann Kasse? Wer war letzte Woche schon dreimal dran? Wer soll nicht mit wem?
- Versionen: Nach der dritten Änderung kursieren drei Screenshots des Plans, und jemand richtet sich nach dem falschen.
Was eine App ändert – und was nicht
ShiftPlaner ersetzt nicht die WhatsApp-Gruppe; es nutzt sie. Der fertige Plan geht als Nachricht hinein, „Ersatz suchen“ schreibt die Suchmeldung. Was die App übernimmt, ist der Teil davor: Verfügbarkeiten einsammeln (per Mitarbeiter-Link, ohne Account), Schichten besetzen (automatisch, mit Bericht) und Fehler erkennen (Warnung, bevor ein Abend unterbesetzt ist). Die Tabelle gibt es trotzdem noch – als Übersicht in der App und als PDF zum Aushängen.
Was ShiftPlaner nicht macht: Lohnabrechnung und Urlaubsanträge. Wer das braucht, nutzt dafür weiter sein bisheriges Werkzeug. Die gearbeiteten Stunden kann ShiftPlaner dagegen mit dem Modul Zeiterfassung festhalten: Mitarbeiter stempeln über ihren Mitarbeiter-Link am Handy ein und aus, du exportierst die Zeiten als CSV, etwa für die Lohnabrechnung.
Umstieg in einer Stunde
- Mitarbeiter und Rollen aus der Tabelle anlegen (Name, Rolle – mehr nicht).
- Eine Vorlage je typischem Tag, als Serie einplanen.
- Verfügbarkeiten der laufenden Woche selbst eintragen; ab der nächsten per Mitarbeiter-Link einsammeln.
- Auto-Plan, anpassen, teilen. Die alte Tabelle bleibt als Rückfall liegen – bis du sie nicht mehr aufmachst.
Kostenlos vergleichen
Die kostenlose Version hat kein Ablaufdatum. Team anlegen, eine Woche planen, mit der Tabelle vergleichen – mehr braucht es nicht, um zu sehen, ob dir die Arbeitsweise liegt.
Häufige Fragen
Kann ich meine Excel-Tabelle importieren?
Nein, einen Import gibt es nicht – bei bis zu 30 Mitarbeitern ist das Anlegen von Hand (Name, Rollen) schneller als jede Zuordnung von Spalten.
Bekomme ich den Plan weiterhin als Tabelle?
Ja: als PDF mit Datum, Veranstaltung und je Rolle einer Spalte – zum Ausdrucken oder Verschicken – und im Browser als Tafel Rollen × Wochentage.
Funktioniert ShiftPlaner ohne Internet?
Die Windows-App ja: Ohne Konto bleiben alle Daten auf dem PC. Mit Konto gleicht sie ab, sobald Verbindung da ist. Der Mitarbeiter-Link und die Browser-Version brauchen Internet.
Was unterscheidet ShiftPlaner von großer Dienstplan-Software?
Der Umfang. ShiftPlaner macht Dienstplan und Verfügbarkeiten für Betriebe mit wechselnden Schichten – ohne Lohnabrechnung und Personalakte; die Zeiterfassung gibt es bei Bedarf als Modul dazu. Dafür ist es in einer Stunde eingerichtet, kostenlos bis 30 Mitarbeiter und ohne Konto für die Mitarbeiter.