ShiftPlaner

Verfügbarkeiten abfragen – ohne Account, ohne App

Die Frage „Wer kann nächste Woche?“ kostet in jeder WhatsApp-Gruppe Stunden: nachfragen, erinnern, abtippen. In ShiftPlaner tragen deine Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten selbst ein – über einen persönlichen Link, der im Handy-Browser läuft. Kein Account, kein Passwort, keine App-Installation.

So funktioniert es: Du erzeugst im Profil eines Mitarbeiters seinen Link und schickst ihn als Nachricht oder zeigst den QR-Code. Der Mitarbeiter öffnet den Link am Handy, tippt in seinem Kalender die Tage an, an denen er kann oder nicht kann – fertig. Die Eintragung erscheint in deiner Verfügbarkeiten-Übersicht, die Glocke in der App meldet sie dir. Der Link gehört zum Modul „Mitarbeiter-Link“ (2,99 € im Monat).

Die Mitarbeiter-Seite am Handy: Ersatz gesucht, nächste Schichten und der Kalender der Verfügbarkeiten

Warum kein Account?

Aushilfen, Studierende, Saisonkräfte: Je kleiner die Hürde, desto mehr Antworten bekommst du. Ein Konto mit Passwort legt niemand gern an, eine App installiert niemand für zwei Schichten im Monat. Ein Link in der Nachricht wird einfach angetippt. Deshalb ist der Mitarbeiter-Link bewusst so gebaut:

  • Persönlich: Jeder Link gehört genau einem Mitarbeiter und zeigt nur seine eigenen Daten.
  • Ohne Anmeldung: Öffnen, eintragen, schließen. Beim nächsten Mal derselbe Link – am besten als Lesezeichen oder auf dem Home-Bildschirm.
  • Widerrufbar: Du kannst jeden Link jederzeit sperren und neu erzeugen, etwa wenn jemand aufhört oder sein Handy verliert.
  • Für alle Handys: Die Seite läuft in jedem Browser – iPhone, Android, Tablet, PC.

Was der Mitarbeiter auf seiner Seite sieht

  1. Verfügbarkeiten: ein Kalender der nächsten Wochen. Antippen setzt „kann“ oder „kann nicht“; Tage mit Veranstaltung sind markiert, damit klar ist, wofür die Antwort gebraucht wird.
  2. Seine nächsten Schichten – und, sobald du ihn freigegeben hast, den Dienstplan des Betriebs mit Namen.
  3. Ersatz gesucht: offene Schichten, für die er die Rolle hat, mit dem Knopf „Ich kann“. Du siehst die Meldung in der App und teilst mit einem Klick ein.
  4. Vorlieben: welche Art von Abend er gern macht – Techno, Live, Privatfeier – und was nie. Die automatische Planung berücksichtigt das.
  5. Benachrichtigungen aufs Handy, wenn er möchte: neuer Dienstplan, Ersatz gesucht, Erinnerung an die Schicht.
  6. Zeiterfassung, wenn du das Modul gebucht hast: ein großer Knopf zum Ein- und Ausstempeln. Die Uhrzeit setzt der Server, ohne Standort und ohne Fotos; du siehst die Zeiten auf der Seite „Zeiterfassung“ in der App.
Die Mitarbeiter-Seite: Vorlieben zu Event-Tags wie Techno, House oder Privatfeier

Was du in der App siehst

Alle Rückmeldungen laufen in die Verfügbarkeiten-Übersicht: eine Zeile je Mitarbeiter, eine Spalte je Tag, grün verfügbar, rot nicht. Darüber die Veranstaltungen, dazu eine Warnung, wenn ein Abend mit den vorhandenen Antworten nicht besetzbar ist. Wer noch nichts eingetragen hat, fällt sofort auf. Die Glocke meldet jede Änderung mit Namen und Zeitraum.

Datenschutz

Der Link enthält einen langen, zufälligen Schlüssel; wer ihn nicht kennt, sieht nichts. Die Seite zeigt nur die Daten des einen Mitarbeiters und den freigegebenen Plan seines Betriebs. Übertragen wird verschlüsselt, gespeichert auf unserem Server in Deutschland, ohne Werbung und ohne Tracker. Was genau verarbeitet wird, steht in der Datenschutzerklärung; für Betriebe gibt es den Auftragsverarbeitungsvertrag. Endet das Modul, werden die Links nach sieben Tagen gelöscht.

Verfügbarkeiten ohne Mitarbeiter-Link

Auch ohne Mitarbeiter-Link ist die Übersicht da: Du trägst die Rückmeldungen selbst ein – per Klick, durch Ziehen über mehrere Tage oder als Wochenmuster wie „jeden Freitag und Samstag bis Monatsende“. Für kleine Teams reicht das oft; der Link lohnt sich, sobald das Nachfragen mehr Zeit kostet als die Planung.

Ausprobieren

Der Mitarbeiter-Link ist ein Modul (2,99 € im Monat, inkl. MwSt., monatlich kündbar, für das ganze Konto). Die App selbst ist kostenlos – Verfügbarkeiten, Auto-Plan und WhatsApp-Teilen gibt es ohne Buchung.

Aus dem Microsoft Store herunterladen So richtest du den Link ein →

Häufige Fragen

Muss mein Team eine App installieren?

Nein. Der Link öffnet eine Webseite im Browser des Handys. Wer sie wie eine App nutzen will, legt sie auf den Home-Bildschirm – installiert wird nichts.

Braucht der Mitarbeiter ein Konto oder Passwort?

Nein. Der persönliche Link ist der Zugang. Es gibt nichts zu registrieren und nichts zu vergessen.

Was passiert, wenn jemand den Link weitergibt?

Dann sieht der andere die Seite dieses Mitarbeiters. Deshalb: Link nur persönlich schicken – und im Zweifel in der App sperren und neu erzeugen; der alte Link ist sofort ungültig.

Sehen Mitarbeiter die Verfügbarkeiten der anderen?

Nein. Jeder sieht nur seinen eigenen Kalender. Den Dienstplan mit allen Namen sieht er erst, wenn du ihn für den Betrieb freigibst – und nur bis zu dem Tag, den du freigegeben hast.

Wie erfahre ich, dass jemand etwas eingetragen hat?

Über die Glocke in der App: „Anna hat Verfügbarkeiten geändert, 10.–24.10.“. Ein Klick öffnet die Zeile in der Übersicht.

Funktioniert das auch für Vereine und Helfer?

Ja. Ob Mitarbeiter, Aushilfe oder Vereinshelfer – jede Person im Team bekommt einen Link. Die kostenlose Version erlaubt bis zu 30 Personen, mit einem größeren Tarif bis zu 250.

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