Verfügbarkeiten der Mitarbeiter abfragen: vier Wege im Vergleich

Markus Menke · ShiftPlaner · Stand Oktober 2026

Bevor ein Dienstplan entstehen kann, muss klar sein, wer wann kann. In kleinen Betrieben mit Aushilfen ist das der Schritt, der am meisten Zeit kostet – nicht das Planen. Vier Wege, Verfügbarkeiten abzufragen, und was sie im Alltag taugen.

1. Die Frage in der WhatsApp-Gruppe

„Wer kann nächste Woche?“ – jeder antwortet, wie er will: „Fr und Sa“, „nur Samstag ab 23“, eine Sprachnachricht, ein Daumen. Der Planer liest den Verlauf und tippt ab.

• Gut: keine Einrichtung, jeder ist schon da.
• Schlecht: Antworten gehen zwischen anderen Nachrichten verloren, Änderungen („doch nicht Samstag“) fallen unter den Tisch, und das Abtippen ist Fehlerquelle Nummer eins.
• Passt für: bis etwa fünf Personen mit stabilen Zeiten.

2. Die Umfrage je Abend

WhatsApp-Umfrage „Samstag 11.10. – kannst du?“ mit Ja/Nein. Sauberer als die freie Frage.

• Gut: eindeutige Antworten, Zählung automatisch.
• Schlecht: eine Umfrage je Abend – bei zwölf Abenden im Monat zwölf Umfragen; Rollen („kann Kasse“) und Uhrzeiten passen nicht hinein; die Ergebnisse muss trotzdem jemand in den Plan übertragen.
• Passt für: wenige Abende, wenn die Gruppe diszipliniert antwortet.

3. Die geteilte Tabelle

Eine Tabelle in der Cloud, Zeilen = Mitarbeiter, Spalten = Tage, jeder trägt sein Kreuz selbst ein.

• Gut: alles an einem Ort, der Planer sieht die Übersicht sofort.
• Schlecht: am Handy ist eine 31-Spalten-Tabelle kaum zu bedienen; versehentlich überschriebene Zellen; jeder sieht die Einträge aller anderen; und ein Zugang je Person muss eingerichtet werden.
• Passt für: Teams, die ohnehin am PC arbeiten.

4. Der persönliche Link

Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Link. Er öffnet ihn am Handy, sieht seinen Kalender mit den Tagen, an denen etwas läuft, und tippt „kann“ oder „kann nicht“ an. Der Planer sieht alle Antworten in einer Übersicht und wird bei Änderungen benachrichtigt.

• Gut: kein Abtippen, keine verlorenen Antworten, Änderungen kommen sofort an; kein Account und keine App für das Team; jeder sieht nur seine eigenen Daten.
• Schlecht: braucht eine Dienstplan-App, die das kann; der Link muss einmal an jeden verteilt werden.
• Passt für: wechselnde Teams ab etwa acht Personen – Bars, Clubs, Gastronomie, Vereine mit Helfern.

So ist der Mitarbeiter-Link in ShiftPlaner gebaut: Link oder QR-Code im Profil erzeugen, verschicken, fertig. Der Mitarbeiter sieht dort auch seine nächsten Schichten und offene Schichten, für die er sich melden kann.

Vergleich auf einen Blick

Drei Regeln, die bei jedem Weg helfen

1. Eine Frist, ein Kanal. „Bis Mittwoch, über den Link“ – nicht mal so, mal so.
2. Erst fragen, dann planen. Jede Antwort nach dem ersten Entwurf ist eine Umplanung.
3. Nicht-Antworten sichtbar machen. Wer nichts gesagt hat, gilt nicht als verfügbar. In einer Übersicht fällt die leere Zeile sofort auf.

Verfügbarkeiten per Link – kostenlos testen

ShiftPlaner ist kostenlos für Windows und im Browser; der Mitarbeiter-Link ist ein Modul (2,99 € im Monat, inkl. MwSt., für das ganze Konto, monatlich kündbar). Die Verfügbarkeiten-Übersicht gibt es auch ohne – dann trägst du selbst ein.

So funktioniert der Mitarbeiter-Link →

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