ShiftPlanerDienstplan für die Bar erstellen – Schritt für Schritt
Ein Dienstplan für eine Bar entsteht in fünf Schritten: Rollen und Startzeiten je Abend festlegen, Verfügbarkeiten des Teams sammeln, Schichten besetzen, Fehler prüfen, Plan verteilen. Hier der Ablauf für eine typische Woche – mit Tabelle oder App.
1. Was braucht ein Abend?
Lege für jeden typischen Abend fest, welche Rollen ab wann besetzt sein müssen – nicht, wer kommt. Das ist die Vorlage, die du jede Woche wiederverwendest.
Beispiel für eine Bar mit Club-Betrieb am Wochenende:
| Abend | Rollen und Startzeiten |
|---|---|
| Dienstag bis Donnerstag | 1× Theke ab 18 Uhr, 1× Theke ab 20 Uhr |
| Freitag, Samstag | 2× Theke ab 21 Uhr, 1× Theke ab 23 Uhr, 1× Kasse ab 22 Uhr, 1× Garderobe ab 22 Uhr, 1× Security ab 21:30 |
| Privatfeier | 2× Theke ab 19 Uhr, 1× Gläser ab 19 Uhr |
Die Startzeit ist wichtiger als das Ende: In Bars enden Schichten mit dem Abend. Wer um 23 Uhr anfängt, ist die zweite Welle, nicht die Vertretung.
In ShiftPlaner: Das ist eine Vorlage mit Rollen und Startzeiten – ein Ende kannst du dazuschreiben, musst es aber nicht. Als Serie „jeden Freitag und Samstag“ eingeplant, entstehen die Schichten für den ganzen Monat von selbst.
2. Wer kann wann?
Frage die Verfügbarkeiten vor dem Planen ab – nicht während. Jede Antwort, die erst nach dem ersten Entwurf kommt, kostet eine Umplanung.
Setze eine Frist („bis Mittwoch für die nächste Woche“) und einen festen Kanal. Eine WhatsApp-Umfrage je Abend funktioniert für fünf Leute; ab zehn gehen Antworten im Verlauf verloren. Besser ist ein Ort, an dem jeder selbst einträgt und du alles auf einen Blick siehst. Welche Wege es gibt, vergleicht der Artikel Verfügbarkeiten abfragen.
In ShiftPlaner: Jeder Mitarbeiter trägt über seinen persönlichen Link am Handy ein – ohne Account. Du siehst alle Antworten in einer Übersicht, mit Warnung, wenn ein Abend so nicht besetzbar ist.
3. Besetzen – fair und nach Können
Besetze zuerst die knappen Rollen (Security, Kasse), dann die Theke. Verteile gleichmäßig, und beachte, wer gut zusammenarbeitet.
- Knappe Rollen zuerst: Wer als Einziger Kasse kann, bekommt die Kasse – bevor er an der Theke verplant ist.
- Gleichmäßig: Zähle die Schichten je Person im Monat. Wer letzten Monat zu kurz kam, zuerst.
- Grenzen: Minijobber nicht über ihre Stundengrenze, Festangestellte bis zu ihrem Soll, niemand zwei Nächte in Folge, wenn er es nicht will.
- Zusammen: Manche Paare an der Theke laufen, andere nicht – das weiß jede Bar, es steht nur selten im Plan.
In ShiftPlaner: „Auto-Plan“ macht genau das in einem Klick – nach Verfügbarkeit, Rolle, Grenzen je Mitarbeiter, „Wer mit wem“ und Vorlieben – und schreibt einen Bericht, warum eine Schicht offen blieb. Was du von Hand änderst, bleibt stehen (Schloss).
4. Prüfen, bevor es rausgeht
Drei Fehler kommen immer wieder vor: jemand steht doppelt im Plan, ein Abend ist unterbesetzt, eine Pflichtrolle fehlt. Prüfe genau diese drei.
In der Tabelle heißt das: jede Spalte einmal durchgehen. In ShiftPlaner zeigt der Kalender ein Dreieck an unterbesetzten Abenden, der Dienstplan markiert Doppelbelegungen rot, und Besetzungsregeln („mindestens ein Ersthelfer“) warnen, wenn sie verletzt sind.
5. Verteilen – dahin, wo das Team ist
Der Plan gehört in die WhatsApp-Gruppe und an die Wand – als Text, den jeder am Handy lesen kann, und als PDF.
Ein Screenshot der Excel-Tabelle ist am Handy unlesbar. Besser: je Abend eine Zeile „Fr 10.10. · 21:00 Theke: Anna, Ben · 22:00 Kasse: Cara“. ShiftPlaner erzeugt genau diese Nachricht mit „Teilen“ (QR-Code scannen, Gruppe wählen) und das PDF zum Aushängen; mit dem Mitarbeiter-Link sieht jeder Mitarbeiter seinen Plan zusätzlich auf seiner eigenen Seite.
Wenn jemand ausfällt
Schreibe in die Gruppe ohne Namen: „Samstag 22 Uhr Kasse – wer kann?“ Oft springt jemand ein, der laut Plan gar nicht verfügbar war. ShiftPlaner schreibt diese Nachricht mit „Ersatz suchen“; mit dem Mitarbeiter-Link sehen passende Mitarbeiter die Schicht auf ihrer Seite und tippen „Ich kann“.
Checkliste für jede Woche
- Vorlagen stimmen noch? (Feiertag, Sonderveranstaltung, Saison)
- Verfügbarkeiten bis zur Frist da? Wer fehlt, wird einmal erinnert.
- Knappe Rollen zuerst, dann gleichmäßig verteilen.
- Doppelt, unterbesetzt, Pflichtrolle – dreimal prüfen.
- Als Nachricht in die Gruppe, als PDF an die Wand.
Mit ShiftPlaner in einer Stunde
Rollen und Team anlegen, Vorlage „Club-Nacht“, Serie bis Jahresende, Verfügbarkeiten per Link, Auto-Plan, Teilen. Kostenlos für Windows und im Browser.
Häufige Fragen
Wie weit im Voraus sollte der Dienstplan stehen?
Für Bars mit Aushilfen hat sich ein Monat bewährt: Verfügbarkeiten bis zum 20. für den Folgemonat, Plan am 25. in der Gruppe. Kurzfristige Änderungen laufen dann über „Ersatz suchen“ statt über eine neue Version des ganzen Plans.
Wie viele Leute brauche ich an der Theke?
Das hängt von Fläche, Gästezahl und Angebot ab – eine Faustregel gibt es nicht. Nimm die Zahl, die zuletzt gereicht hat, als Vorlage und passe sie je Abend an: Vorlage für den normalen Samstag, eine zweite für die Sonderveranstaltung.
Was ist mit Schichtende und Stunden?
Für den Dienstplan reicht oft die Startzeit; die Schicht endet mit dem Abend. Steht das Ende fest, trägst du es dazu ein (22:00–04:00). In ShiftPlaner zählt dann jede Schicht mit ihren Stunden – ohne Ende mit einer Standarddauer je Rolle –, und du siehst je Mitarbeiter die geplanten Stunden im Monat, auf Wunsch mit Soll für Festangestellte und Stundenbudget für Aushilfen. Die tatsächlich gearbeiteten Stunden erfasst auf Wunsch das Modul Zeiterfassung (Ein- und Ausstempeln am Handy, Export als CSV); den Lohn rechnest du weiter mit deiner Abrechnung.